Shadow IT bezeichnet IT-Systeme, Software oder Cloud-Dienste, die von Mitarbeitenden eigenständig genutzt werden, ohne dass die IT-Abteilung davon weiß oder sie genehmigt hat. Dazu gehören beispielsweise private Cloud-Speicher, Messaging-Apps oder SaaS-Tools, die zur Produktivitätssteigerung eingesetzt werden, aber außerhalb der unternehmenseigenen Sicherheitsrichtlinien liegen.
Obwohl diese Technologien oft aus einer guten Absicht heraus verwendet werden – etwa zur Verbesserung der Effizienz oder Kommunikation – stellen sie ein enormes Sicherheitsrisiko dar. Laut einer Studie nutzen fast 80 % der Mitarbeitenden mindestens ein nicht genehmigtes IT-Tool, ohne die möglichen Konsequenzen zu bedenken.
Da Shadow-IT-Lösungen meist nicht durch die IT-Abteilung verwaltet oder abgesichert werden, fehlen wichtige Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen oder regelmäßige Sicherheitsupdates. Dadurch können Angreifer leichter auf sensible Unternehmensdaten zugreifen oder Malware einschleusen.
Viele Unternehmen unterliegen strengen Datenschutz- und Compliance-Richtlinien (z. B. DSGVO, ISO 27001). Durch den Einsatz nicht autorisierter Tools kann es zu Verstößen gegen diese Vorschriften kommen, was rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich zieht.
Die IT-Abteilung hat keinen Überblick über alle eingesetzten Technologien, was zu ineffizienten IT-Prozessen und erhöhten Sicherheitsrisiken führt. Zudem kann der Einsatz nicht standardisierter Software zu Inkompatibilitäten mit bestehenden Systemen führen und so die Gesamtproduktivität beeinträchtigen.
Oft setzen Teams auf verschiedene Kommunikations- und Kollaborations-Tools, die nicht miteinander kompatibel sind, was die Zusammenarbeit erschwert. Das Fehlen einer zentralen Steuerung kann zudem bedeuten, dass sensible Daten auf privaten Geräten oder nicht gesicherten Plattformen gespeichert werden.
Schule deine Mitarbeitenden regelmäßig in IT-Sicherheitsthemen. Sie müssen verstehen, warum Shadow IT ein Risiko darstellt und welche sicheren Alternativen ihnen zur Verfügung stehen.
Eine Möglichkeit ist der Einsatz von internen Schulungsprogrammen und E-Learning-Plattformen, um Mitarbeitende für die Gefahren von Shadow IT zu sensibilisieren. Auch simulierte Phishing-Angriffe und Sicherheitsübungen können helfen, die IT-Sicherheitskultur zu stärken.
Oft entsteht Shadow IT, weil offizielle IT-Prozesse zu langsam oder umständlich sind. Unternehmen sollten daher agile Freigabeprozesse für neue Software etablieren und IT-Abteilungen als Enabler und nicht als Blockierer positionieren.
Ein Ansatz ist die Einführung eines unternehmensweiten App-Stores, in dem Mitarbeitende geprüfte Anwendungen einfach und schnell freigeben lassen können. Dadurch wird verhindert, dass sie auf unsichere Alternativen ausweichen.
Führe regelmäßige Audits durch, um nicht genehmigte Anwendungen zu identifizieren. Moderne IT-Management-Tools können helfen, Shadow IT frühzeitig zu erkennen und Risiken zu minimieren.
Mit der Einführung von Cloud Access Security Broker (CASB) Lösungen können Unternehmen beispielsweise verdächtige Aktivitäten in der Cloud überwachen und automatisch Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu minimieren.
Stelle deinen Mitarbeitenden sichere und benutzerfreundliche Softwarelösungen zur Verfügung. Wenn Mitarbeiter wissen, dass es offizielle und bessere Alternativen gibt, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie auf unsichere Tools ausweichen.
Ein gutes Beispiel ist die Bereitstellung unternehmenseigener Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Google Workspace, die genau auf die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens abgestimmt sind.
Unternehmen sollten regelmäßige Risikobewertungen durchführen und klare Richtlinien für die Nutzung neuer Technologien aufstellen. Eine kontinuierliche Überwachung hilft dabei, frühzeitig auf Bedrohungen zu reagieren.
Eine Kombination aus automatisierten Sicherheitstools und manuellen Überprüfungen kann dazu beitragen, die Ausbreitung von Shadow IT zu verhindern und gleichzeitig Innovationen zu ermöglichen.
Shadow IT ist in vielen Unternehmen Realität und lässt sich nicht vollständig verhindern. Statt rigoroser Verbote sollten Unternehmen Strategien entwickeln, um den sicheren Einsatz neuer Technologien zu ermöglichen.
Mit einem ausgewogenen Ansatz aus Sensibilisierung, Kontrolle und modernen IT-Lösungen kann die Gefahr von Sicherheitslücken minimiert und gleichzeitig die Innovationskraft gefördert werden. Unternehmen, die eine Kultur der Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Mitarbeitenden fördern, können Shadow IT nicht nur eindämmen, sondern auch als Chance für die Digitalisierung nutzen.
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